הגעתם לביקור בסניף ואתם מגלים שהדברים לא מתרחשים כמו שצריך. בישיבת זכיינים אתם חוזרים על אותה המנטרה אבל כלום לא קורה, הזכיינים לא עומדים ביעדים. איך דואגים שהבקשות לא יתמסמסו והדברים יקרו? הגדרות תפקיד הם לא רק חלק מחוזה הזיכיון שעליו חתמתם עם הזכיין, אלא הם כלי העומד לרשותכם לאורך כל תקופת פעילות הזכיין. אז כיצד הופכים את ההגדרות התפקיד לכלי אפקטיבי?
תחומי תפקיד הזכיין
הזכיין אחראי לתפקודו של הסניף בהתאם לדרישות הרשת. הזכיין צריך לעמוד בנהלים ובדרישות הרשת לאורך כל תקופתו כזכיין. ברשתות הגדולות, הזכיין מקבל ספר נהלים עב כרס שמכיל בתוכו את כל התורה "עשה ואל תעשה". הבעיה – לרוב הספר מנותק מהמציאות ומשמש בעיקר כמעצור לדלת או מחזיק מסמכים.
כדי שיהיה אפשר להפוך את הנהלים והדרישות לדרך בה מתנהלים בסניף באופן שוטף, יש לקבוע אילו משימות ופעילויות הזכיין צריך למלא בכל תחום רלוונטי. חלוקת תפקיד הזכיין לתתי תחומי תפקיד וקביעה מהן הפעילויות הרלוונטיות לכל תחום יאפשרו לזכיין להבין מה באמת נדרש ממנו בהתנהלות היומיומית.
הגדרת זמן לכל תפקיד
כיום, כולנו מצפים מכולם לעשות כמה שיותר בכמה שפחות זמן. באמצעות ניהול נכון של הזמן, אפשר להספיק המון אך לשם כך, צריך לתכנן את הזמן בצורה איכותית!
יש להגדיר כמה זמן הזכיין צריך להקצות לאותה משימה או תחום תפקיד. ברגע שאנחנו מתרגמים את המשימות לשעות ולאחוז מהזמן השבועי שיש להשקיע באותו פרויקט אז הזכיין ידע להתנהל בצורה טובה יותר בעשייה היומיומית. הוא יוכל לתכנן את שבוע הפעילות שלו ולדאוג שכל המשימות השונות יבוצעו בזמן המתאים.
כלים ומיומנויות להצלחת זכיינים
אפשר להעמיס על הזכיין משימות ותפקידים ואף לומר לו מתי הכול צריך לקרות, אך אם הוא לא יודע איך לבצע את המשימה או התפקיד, זה פשוט לא ייקרה!
יש לבחון מה נדרש כדי לעמוד במשימה – האם יש בידי הזכיין את הכלים הנחוצים לביצוע המשימה? לכל תחום תפקיד, יש להבין איזה כישורים נדרשים מהזכיין והאם אלו כישורים ומיומנויות שיש לו? האם הוא צריך לעבור קורס או הכשרה בנושא? אי תאימות בין הכישורים, המיומנויות וההכשרה של הזכיין למשימות/התפקיד שעליו לבצע, ייצר כמעט תמיד ביצועים נמוכים ואי עמידה ביעדים וחבל.
מדדי הצלחה
קבעתם משימות, הגדרתם לוח זמנים ואף הכשרתם את הזכיינים לביצוע המשימה. עוברים יום יומיים, חודש חודשיים ובמקרה הטוב, הזכיינים מבצעים חצי ממה שקבעתם. עכשיו, תנסו להיזכר מה קרה בחודשיים האלו – האם הזכיינים יודעים מה נחשב להצלחה במשימה? האם המשימות ניתנות למדידה? הרעיון מאחורי שיטה זו, היא לייצר לזכיינים דרך חדשה שבה אין משימה שלא ברור בדיוק מהו המדד להצלחה. מדד ההצלחה צריך להיות ניתן למדידה בצורה אובייקטיבית וצריך להיות קל לבקרה. ככה גם אתם תוכלו לעקוב ולוודא שהדברים מתנהלים כמו שרציתם וגם הזכיינים יוכלו למדוד ולבדוק את עמידתם ביעדים.
כשהזכיינים יודעים מה הם היעדים, איך אפשר להשיג אותם ומה מוגדר כהצלחה, קל להם להתמקד בעשייה פרודוקטיבית, ניהול היעדים בצורה יעילה ולהימנע מעיסוק ב"כיבוי שריפות". הגדירו פגישה חודשית, בה אתם עוברים על המשימות שקבעתם ביחד, בודקים את המדדים ובוחנים את התקדמות הזכיינים ביחס ליעדים. הגדירו נקודות לשימור לחודש הבא ונקודות לשיפור ויצרו כך מעקב אחר ביצועי הזכיינים והתקדמותם ביחס ליעדים.
רוצים לדעת כיצד להגדיר משימות לכל זכיין בצורה שתוביל להגדלת הרווחיות? בואו נדבר בפגישת ייעוץ לזכיינים לאיתור הצרכים שלכם.
מאמרים נוספים בנושאי זכיינות
