כל בעל עסק חייב לדעת בכל רגע נתון אם העסק שלו מרוויח או מפסיד.
ניהול ההוצאות בעסק באופן תקין יסייע לבעל העסק לתכנן קדימה את פעולות העסק ולהציב מטרות ייעודיות להמשך הדרך.
כיצד נוכל לחשב בצורה מדויקת כמה אנו מרוויחים בעסק? ואיך מנהלים את ההוצאות בצורה נכונה ורווחית עבורנו?
צוות חברת מיינדד ריכז עבורכם מדריך מקיף עם תשובות לכל השאלות החשובות.
מה הם הקשיים העיקריים אחר מעקב ההוצאות וההכנסות בעסק
- יש צורך להפריד בין החשבון האישי לעסקי
ישנם בעלי עסקים המנהלים את חשבונם האישי והעסקי יחדיו. זוהי התנהלות לא רצויה בשל הבלבול העלול להיווצר בין שני החשבונות. לכן, הפרד ומשול- מומלץ להפריד בין החשבונות, כדי למשול טוב יותר על ההוצאות. - יש צורך להפחית את תשלומי המיסים מכספי הרווחים
צריך לקחת בחשבון שחלק מהכספים שהעסק מוציא משולמים למס הכנסה, ביטוח לאומי וגם למע"מ (במקרה של עוסק מורשה). בעל העסק צריך להיות מודע לכך, שכספים אלו אינם נשארים בעסק ולא ניתן להשתמש בהם עבור פעולות שונות לטובתו, אלא שזהו סכום שיש לשמור בצד עבור רשויות המס. - יש צורך להיות תמיד "עם היד על הדופק"
קושי נוסף הוא לקבל את הרשום בדף ההוצאות וההכנסות בדיוק כפי שהוא במציאות ולהישיר מבט אל מול האמת – גם אם היא לא מה שבעל העסק מקווה לו. לכן גם חשוב לעיין במספרים הרשומים באופן שוטף ולהיות מעודכן תמיד במצבו של העסק.
ניהול הוצאות – אילו סוגי הוצאות קיימים בעסק
ניתן לקטלג את ההוצאות לשני סוגים עיקריים:
הסוג הראשון – הוצאות קבועות
הוצאות קבועות המתבצעות מדי חודש בכל חודשי שנת המס. זהו סכום קבוע, ללא קשר לכמות העבודה וההכנסה. סכום זה יכול להתבסס על תשלומי ארנונה, תקשורת, תוכנות מסוימות, משכורות לעובדים ועוד.
מכיוון שהוצאות אלו קבועות, קל מאוד לעקוב אחריהן ולחשב את השפעתן הכלכלית על תזרים המזומנים של העסק.
הסוג השני – הוצאות משתנות
הוצאות אלו משתנות מחודש לחודש וכוללות הוצאות מגוונות, כגון: רכישות חד-פעמיות של מחשב, חומרי גלם ליצור מוצרי העסק וכדו'. לעיתים הוצאות אלו הן חד פעמיות ולעיתים הן מתחדשות כל חודש. אולם, בכל מקרה הן אינן קבועות. הוצאות אלו יכולות להיות בסכומים משתנים, דבר המקשה על המעקב אחריהן בצורה מסודרת.
טיפים לניהול הוצאות והכנסות בצורה תקינה ויעילה
- ניהול מעקב מסודר (בכל פורמט הנוח לכם לעבודה) – רישום מדויק של ההוצאות וההכנסות בכל חודש בתוכנות שונות דוגמת אקסל או תוכנת הנהלת חשבונות.
כל חשבונית המתקבלת בעסק הזינו מיד למערכת, כדי שתמיד תוכלו לראות באופן ברור את מצב ההכנסות מול מצב ההוצאות. - צמצמו בהוצאות מיותרות או לא חיוניות- בדקו האם יש הוצאות מסוימות שניתן לוותר עליהן או לכל הפחות לקצץ במידה מסוימת, למשל, ארוחות עסקיות, חדרי משרד, מחשבים, ציוד מסוים וכן הלאה.
- בדקו את המספרים – אפשרו לעצמכם לראות את כל התמונה בצורה שקופה והישירו מבט אל המספרים, גם אם הם אינם אידיאליים עבורכם.
- הימנעו מצבירת חובות והוצאות בלתי צפויות- תזרים הכספים הוא לב העסק. במידה והעסק אינו עובד בצורה תקינה ויעילה הוא מתחיל לצבור חובות לספקים ולרשויות המס. חובות אלו מקשים על העסק לתפקד בהמשך לכן אתם חייביים לבצע ניהול תזרים מזומנים.
- תשלום וסגירת חובות- סגרו את כל החשבונות הפתוחים אצל הספקים בסוף כל חודש, שלמו את חובותיכם מראש והשתדלו לעולם לא להיות חייבים (עד כמה שניתן כמובן).
- הכינו בצד סכום כסף קטן ליום מעונן- על כל בעל עסק להכין סכום כסף עבור הוצאות בלתי צפויות העלולות לצוץ בפתאומיות, כגון: תביעה של לקוח, תיקון ציוד במשרד ועוד.
- בדקו את המחירים שאתם מקבלים מספקים – שאלו את עצמכם: האם הצעת המחיר שקיבלתי היא הטובה ביותר? אולי ניתן לרכוש ציוד וחומרים במקומות זולים יותר? אולי ניתן להעסיק עובדים במחירים משתלמים יותר?
- סכמו מראש את המחירים מול הספקים – סיכום מראש של המחיר הוא חשוב ביותר כדי שלא תופתעו בסוף החודש.
יעוץ לניהול הוצאות בעסק – חברת מיינדד לשרותכם
בעל עסק, עם יד על הלב, כמה העסק שלך באמת מרוויח בסוף כל חודש? אם אתה לא בטוח בתשובה ומעוניין לקבל עזרה מגורם מקצועי – מומחי חברת מיינדד ליעוץ עסקי וכן ייעוץ פיננסי וייעוץ ארגוני עומדים לשירותך.
נסייע לך בפגישות ייעוץ ממוקדות לקבל תמונת מצב מלאה ומדויקת על ההכנסות וההוצאות בעסק שלך. יחד, נסתכל למספרים בעיניים ללא פחד ונלמד כיצד לנהל נכון יותר את ההוצאות וההכנסות.
פחות כאב ראש ועוגמת נפש לך – ועוד לקוח מרוצה לנו!
