המון משימות ודברים לטפל בהם, ים של הפרעות והסחות דעת, אינספור דברים דחופים וממש לא מעט נושאים שצריכים טיפול מידי. גם לכם מוכרת המציאות הזו? האם גם אתם חווים תחושה של לחץ במהלך היום ותסכול במהלך סוף החודש, לאור ההבנה שהלחץ בו אתם הייתם מצויים, כלל לא הניב תוצאות?
אתם יכולים להרגיש בנוח – אתם לא לבד בסיפור – 8 מתוך 10 בעלי עסקים חווים את זה מידי יום ובמהלך כל היום. השאלה היא, מה עושים ה-2 מ-10 האחרים אשר חווים את זה? איך הם מתמודדים עם ריבוי המשימות והסחות הדעת, מבלי כל התסכול ואי ההצלחה שבה עם זה?
ניהול זמן איכותי – כך תתייעלו
אנחנו לא מתיימרים לבוא ולספר לכם שהמאמר הזה הולך לשנות את חייכם מקצה האחד אל השני.
אחרי הכול, נכתבו עשרות ספרים ומדריכים ( אולי אף מאות ) בנושא זה אשר אמורים לספק כלים טובים להתמודדות עם ניהול זמן וכל ספר מביא את התורה לפי ראות עיניו. אנחנו ננסה לתת לכם כלים מעשיים כדי להתחיל לעשות לכם סדר בבלגן ואולי, רק אולי, לשחרר לכם שעה ביום לדברים אחרים, מהנים יותר, ומבחינתנו, זו תהיה הצלחה מבחינתנו.
עסק מורכב מאינספור נושאים אשר יש לטפל בהם ורוב בעלי העסקים נעים מיום ליום, בהתאם למה שיכתיב להם אותו היום, ולא פעם, מוצאים את עצמם בסוף החודש מאוכזבים כששוב לא עשו את מה שציפו מעצמם להספיק ולעשות במהלך החודש החולף.
בעזרת הכלים הבאים, ניתן יהיה להכניס קצת סדר בבלגן. שיטה זו פיתח דיוויד אלן והייחודיות של שיטה זו היא ההבנה כי בעולם המודרני, בו אנו חיים כיום, תכנון מראש של סדר היום במלואו שווה לכאוס מוחלט וזאת כי הדינמיות בה אנו חיים היום, מצריכה יכולת תגובה גדולה לשינויים.
ארבעת השלבים לשליטה על הזמנים
שיטה זו מחלקת את ניהול הזמן לחמש רמות ניהול עיקריות ואנו על מנת לפשט יותר, בחרנו לחלק את השיטה לארבעה שלבים בלבד:
שלב ראשון: כל משימה אשר אתם יכולים להשלים תוך 2-3 דקות לכל היותר, תעשו אותה מיד. אין כל טעם לדחות משימות מסוג אלו אשר מצריכות מאתנו זמן מועט ותרומתם יכולה להיות גדולה במכלול המשימות ואפילו רק בהקטנת העומס שמוטל עליכם.
שלב שני: חלקו את המשימות לכאלו שאתם חייבים לעשות בעצמכם ( זה הזמן ללמוד לשחרר ולהאציל סמכויות ) ולמשימות שאתם לא חייבים למלא. כל המשימות שאתם לא צריכים לעשות בעצמכם – העבירו לאחד העובדים/משפחה/חבר/כל אדם העומד לרשותכם ומוכן לעזור. שימו לעצמכם תאריך למעקב ופנו את עצמכם למשימות אותן אתם חייבים לבצע. המשימות שאתם חייבים לבצע, הכניסו ליומן עם תאריכי ביצוע והגדירו לעצמכם זמן למעקב אחר התקדמות התהליך. אפילו אמליץ, חלקו את המשימות לחלקים קטנים והגדירו כל חלק מהמשימה הגדולה לתאריך יעד אחר בהתאמה.
שלב שלישי: יש לכם משימות מורכבות? העבירו אותן לדף, תייקו אותן בקלסר פרויקטים לביצוע ומיינו אותן לפי סדר דחיפותן. בכל תחילת חודש, פתחו את הקלסר, בחרו פרויקט אחד – הדחוף ביותר, חלקו אותו למשימות קטנות וכפי שרשמתי בסעיף הקודם, הכניסו ליומן עם תאריכי ביצוע והגדירו זמן למעקב אחר התקדמות התהליך.
שלב רביעי: מה עושים עם כל ההפרעות וים המידע שמציף אתכם בשוטף אבל אין כל כך מה לעשות אתו? אם לא חשוב – להתעלם, חשוב – חלקו לפי הסעיפים הקודמים, לא חשוב מספיק אך גם לא רוצים להתעלם – מצוין! רשמו על דף ותייקו בקלסר משימות לביצוע עתידי וכשיהיה לכם זמן לבחון את זה, תתייחסו בהתאם לשיטת העבודה בסעיפים הקודמים.
לסיכום – ניהול זמן וסדר
שיטה זו תכניס סדר בבלגן ותעזור לכם לנהל בצורה יעילה יותר את זמנכם היקר ותופתעו לגלות שאולי אפשר לנהל עסק בלי לחץ. מרגישים שזקוקים לעזרה בניהול הזמן והמשימות שלכם בעסק? אשמח לעמוד לרשותכם.
