בתחרות הרבה המצויה כיום בין עסקים, אין ספק שללא ניהול נכון של משימות ושל זמן קשה מאוד לשרוד ולהצליח.
צוות המומחים של חברת מיינדד ייעוץ עסקי, בחר להציג מספר נקודות חשובות בניהול משימות שכל בעל עסק צריך להכיר ולדעת.
לפני שנתחיל לשוחח על ניהול משימות, על כל בעל עסק לשאול את עצמו שאלה מהותית וחשובה:
מהן הפעולות שעלי לבצע היום כדי לקדם את העסק שלי? מהו האתגר הגדול ביותר עבורי בניהול הזמן בעסק? תשובה ברורה על כך נחוצה ביותר כדי לנהל את המשימות בעסק בצורה היעילה ביותר מתוך שמחה בעשיה.
לפני שנתחיל – מהו ההבדל בין ניהול משימות לניהול זמן
לפני שנתחיל עם כלים וטיפים לניהול משימות שאספנו במהלך השנים, חשוב לחדד את ההבדל בין ניהול משימות לניהול זמן.
ניהול זמן- הוא למעשה קבלת החלטה אסטרטגית ע"י בעל העסק: כמה ימים בשבוע אעבוד, מתי אקח חופש מעבודתי, כיצד אייעל את העבודה בפועל וכן הלאה זהו ניהול זמן איכותי.
ניהול משימות– ניהול משימות הוא ממוקד יותר ברמת הפעולות והמטלות שעליכם לבצע.
שני האספקטים של הניהול הם חשובים ביותר עבור כל בעל עסק, והם מאפשרים לו לתכנן את הלו"ז שלו ברמה השבועית והיומית, ולהרגיש שהוא מספיק להתמודד עם הכל ושום פרט חשוב לא הולך לאיבוד.
מהן הדרכים המומלצות ביותר לניהול משימות בעסק
- לבחור משימה אחת– החשובה ביותר היום, השבוע או החודש ולהתמקד אך ורק בה. (אפשר לרשום את המשימות בצורה מרוכזת בתחילת היום בטבלת אקסל, ביומן או ב-Google Keep).
- לבקש עזרה ותמיכה מהסביבה – בקשת עזרה ורתימת הסביבה לעזרה יכולה לתרום רבות לעסק. אך חשוב, שאתם כבעלי העסק, אכן מעוניינים בשינוי ומוכנים להתאמץ כדי שהוא יקרה.
- להאציל סמכויות – קורס תחת העומס? כך תאציל סמכויות לעובדיך לחלק משימות ולהאציל סמכויות לאחרים, תוך כדי לקיחת אחריות על זמנכם שלכם. יצא לנו להפגש עם לא מעט בעלי עסקים, שלא היו מתורגלים ביכולת להאציל סמכויות בעסק וכתוצאה מכך קרסו והתמוטטו. מדובר ביכולת חשובה לניהול משימות בעסק.
- להתמסר ולהתחייב למען המטרה שהחלטתם עליה – מחויבות להשקיע ורצון להצליח הם הבסיס לכל שינוי. התחייבות אישית ומקצועית לשינוי ולקיחת אחריות יתרמו לניצול זמן נכון יותר, לרווחים גבוהים יותר ולקידום מטרות חשובות בעסק.
- ליצור הרגלים –הרגל הינו התנהגות שחוזרת על עצמה בהתמדה ויוצרת תגמול חיובי בעקבותיה. עשו לכם הרגל כל בוקר לרשום את המשימות היומיות הדרושות לעסק וחיזרו על פעולה זו במשך 30 הימים הבאים. את התגמול תוכלו לראות בהספק היומי והחודשי שלכם, ביכולת הריכוז ובהתמקדות במטרה. אין ספק שתגמול שכזה יעודד אתכם להמשיך הלאה באותה צורה בדיוק.
- להתחיל בצעד קטן – מרטין לות'ר קינג אמר: "עשו את הצעד הראשון מתוך אמונה. אינכם חייבם לראות את כל גרם המדרגות. עשו רק את הצעד הראשון." מכאן שללמוד כיצד לנהל את הזמן בעסק הינו תהליך ארוך שמוטמע לאיטו, יש צורך להתחילו בצעדים קטנים ולהגביר את הקצב ככל שמצליחים יותר להיכנס לשיגרה.
כמה כלים חשובים לניהול זמן
- תיכנון יומי – "אל תיתן ליום יום לנהל אותך – נהל אתה את היום!" תכננו נקודות עוגן למשך השבוע בתכנון שבועי מסודר. מכיוון שאופי העבודה דינמי, חשוב להשאיר בתכנון השבועי חלונות זמן שניתן למלאם בהתאם למה שמתרחש בשטח במהלך יום העבודה.
- הגדרת המטרה השבועית החשובה ביותר – כשיש מטרה שחשוב לסיימה במהלך השבוע מנקזים את רוב האנרגיה אליה ומטפלים בשאר הדברים החשובים פחות לפי סדר עדיפויות ובהתאם למטרה המרכזית. עמידה במשימה יוצרת תחושה של הצלחה הממלאת במוטיבציה להמשיך ולעבוד מתוך מסירות, אחריות ועקביות.
- ניהול משימות יומי – מתבצע כמו ניהול משימות שבועי. לרשום כל בוקר מה מצפה לנו בהמשך היום ומה המשימה שהכי חשוב להשיג באותו היום. לתת לה עדיפות של הקצבת זמן ואנרגיה עד שתושלם.
- לצמצם או להשתיק לחלוטין הסחות דעת – ובכלל זה פייסבוק, וואטסאפ, טלפון נייד, דוא"ל וטלפונים. כמובן שחשוב להקפיד לחזור ללקוחות בשעה שמתפנים.
- שיחות יזומות בזמן הנוח לבעל העסק – ליזום יצירת קשר עם לקוחות בזמן המתאים והנוח לך. בצורה שכזו – הלקוח מקבל שירות מסור ובעל העסק מקבל זמן פנוי, שאותו יצר לעצמו ואינו צריך להפסיק ולעבוד בכל פעם שלקוח מנסה ליצור אתו קשר.
- הפסקת צהרים קבועה – ללא הפרעות או הסחות דעת כדי לאגור אנרגיה לשאר היום.
ייעוץ לניהול בעסק – חברת מיינדד לשרותכם!
חברת Minded מציעה סל שירותי ייעוץ לעסקים קטנים ועסקים גדולים ולחברות: ליווי עסקי, בניית תכנית עסקית, גיוס מימון, ניהול תקציב, פיתוח ארגוני, ייעול תהליכי עבודה, תהליכי מכירה, יעוץ לניהול משימות בעסק ובדיקת היתכנות עסקית.
צוות מומחי החברה עומד לרשותכם ללוות אתכם בניהול העסק ולהציע תוכניות אופרטיביות לניהול נכון, יעיל ומקדם לעסק, שיבטיח לכם ארגון נכון של הזמן תוך עמידה במשימות ובלוחות הזמנים.
אנו רואים חשיבות רבה בעזרה לכל עסק להתפתח תוך שימת דגש על מחויבות ומתן ליווי אישי ומקצועי.
אם אתם מתמודדים עם משימות שוטפות רבות בעסק, יש דרך יעילה לייעל את תהליך העבודה באופן משמעותי עם ייעוץ עסקי ממוקד לניהול משימות.
רשמו זאת כמשימה הבאה שלכם.
