מנהלים רבים מספרים לנו כמה שהם עמוסים, שאין מספיק שעות ביממה, שהזמן עובד לרעתם.. שיש במשרד ערמה של משימות שהם בכלל לא מצליחים להגיע אליה. ואז כששואלים אותם – האם ניתן להעביר חלק מהמשימות שלכם לכפיפים שלכם? התשובה כמעט של כולם זהה.. "מה פתאום? אם אעביר את זה לעובד שלי זו תהיה עבודה כפולה". "אף אחד לא יודע לעשות את זה טוב כמוני,".. "בסוף, זה יחזור אליי ואני אצטרך לטפל בזה". האומנם?
אספר לכם סוד, אפשר לעשות זאת אחרת! אפשר להעביר חלק מהסמכויות ולחזור לשפיות.. השאלה איך עושים את זה ומיד אגלה לכם.
בואו ננסה להבין מהם התנאים שצריכים להתקיים כדי שיהיה אפשר להתחיל בתהליך של האצלת סמכויות:
אמון
אם אתם לא סומכים על העובד שלכם, יהיה לכם מאוד קשה לשחרר את החבל. אין ציפייה שתסמכו עליו כבר בהתחלה לבצע את המשימה בצורה מושלמת. חששות יהיו! אבל כשיש לכם דיאלוג טוב עם העובד, כשאתם יודעים שהוא שם מהסיבות הנכונות ואתם מוכנים לתת לו את ההזדמנות, להוכיח לכם שהוא יכול לעזור ולעשות הרבה יותר, זה הזמן הנכון לתת אמון בעובדכם.
גבולות גזרה
נסו לחשוב מהן המשימות שאתם רוצים להעביר לעובד שלכם, תתחמו אותן בגבולות גזרה-הן בהיבט הסמכויות הנדרשות לביצוע המשימה והן בהיבט הזמן הנדרש לכך. החליטו יחד עם העובד, מה היא מסגרת הסמכות שלו. כשהמשימה ברורה ומוגדרת היטב, קל יותר לבצע אותה ולכם המנהלים – קל יותר לפקח על ביצועה.
התמודדות עם אתגרים
מהם האתגרים הצפויים לעובד? האם יש לו את הכלים להתמודד עמם? כוונו את העובד והסבירו לו כיצד הוא יצטרך להתמודד עם המכשולים והקשיים שיהיו בדרך. נסו לספק לו את הכלים להתמודדות ותנו לו מענה הולם לאתגרים עימם יצטרך להתמודד.
צורת דיווח ותדירות
אנחנו יודעים, קשה מאוד לשחרר! אם "תשבו" לעובד שלכם על הראש וכל שניה תשאלו מה קורה עם זה ואיך מתקדם, סביר שהעובד ירגיש שאתם לא סומכים עליו, ולכן אין טעם לנסות להתמודד עם המשימה ולעשות אותה בעצמו. חשוב מראש להגדיר, באיזו תדירות ואופן העובד צריך לעדכן אותך בהתקדמות המשימה. האם ישיבה שבועית? אולי שיחת טלפון? אולי סמס? אם לא יוגדר כראוי, תיווצר בעיית תקשורת והיא יכולה להוביל לירידה במוטיבציה ובאמון האחד כלפי השני.
תוצאה רצויה
למה אתם מצפים מהעובד? מה יחשב מבחינתכם להצלחה במעבר הסמכות אליו? תנסו לחשוב, מה יגרום לכם להגדיר את האצלת הסמכות כרעיון טוב אשר שחרר אתכם לדברים אחרים.
השלכות
העובד צריך להבין מה צפוי לו אם הוא נכשל בביצוע התפקיד או מצליח בביצועו. יש להבהיר לו כיצד הדברים האלו משפיעים על הקריירה שלו ואיך זה ישנה את התמונה בהתאם להצלחתו בפרויקט.
פרסום ועדכון
החלטתם להאציל סמכויות? תדאגו שכל הצוות וכל מי שרלבנטי לביצוע המשימה, יהיה מעודכן על כך. לכולם צריך להיות ברור שהסמכות נמצאת אצל העובד. אם חלק מהצוות לא יודע או לא מעודכן, הוא ימשיך לפנות למנהל ויותר גרוע מכך, לא ייתן לעובד שלך לבצע את תפקידו כראוי.
אז עכשיו, לאחר שהבנו מה נדרש מאתנו בתהליך ההכנה, בואו נבין איך עושים את האצלת הסמכויות בצורה יעילה וטובה! אחרי הכול, המטרה היא להוריד את הלחץ והעומס מכם ולדאוג שברגע שהחלטתם להאציל סמכות אז לא תהיה רגרסיה ותקבלו אליכם בחזרה את התפקיד בדיוק כפי שהעברתם אותו ואולי, אפילו טוב יותר.
מנהלים רבים שרוצים להאציל סמכויות, טוענים תמיד כשניסו זה נכשל. כששאלנו איך התנהל התהליך? מפתיע מאוד.. שוב, התקבלה תשובה גורפת כמו "אמרנו לעובד ממחר אתה אחראי על …" .
זה נראה לכם מספיק? אם אתם זורקים את העובד למים העמוקים מבלי ללמד אותו לשחות או לפחות לתת לו מצופים., אל תצפו שהעובד ילמד לשחות לבד! במיוחד, אם זרקתם אותו לבריכת כרישים. הדרך הנכונה לעשות זאת היא בצורה מבוקרת ובכל פעם לשחרר עוד קצת מהחבל. אחרי שהעובד מפגין הבנה והצלחה בשלב אחד, מתקדמים לשלבים הבאים עד להאצלת סמכויות מלאה.
אז מהם השלבים?
התבוננות
בשלב זה העובד פסיבי. העובד מסתכל מהצד ולומד. הוא מוזמן לשאול אתכם שאלות ולהבין יותר טוב את השיקולים שלכם, כיצד אתם בוחרים איך לפעול? מה נדרש לעשות? אך בשלב זה, הוא רק לומד כיצד אתם עושים זאת. ברגע שאתם מרגישים שהוא הבין את הרעיון, אפשר להתקדם לשלב הבא.
הדרכה
בשלב זה העובד פעיל. העובד זה שמבצע את העבודה ואתם רק מתבוננים. מאפשרים לעובד להתמודד עם המשימה ואתם שם לצדו כרשת בטחון בלבד. לאורך שלב זה, אתם על תקן המדריכים – מסבירים לעובד לאחר מעשה, מספקים לו משוב איכותי ומפרה ומלמדים ומכשירים את העובד כיצד להשתפר והתייעל בעשייה הנדרשת.
קבלת החלטות משותפת
בשלב זה העובד כבר מקבל חלק נכבד מהגדרת הסמכויות. הוא הולך לבד לפגישות ומגיע לדווח ולעדכן אתכם לאחר מכן. בשיחות המשותפות, אתם יחד חושבים איך להתמודד עם הסיטואציות שצצות? מהן ההחלטות הרצויות? כאשר חשוב לציין, העובד מוביל והוא זה ששואל שאלות ומספק את הרעיונות ואתם שם לתמוך.
האצלת סמכויות
כאן המנהל יוצא מן התמונה ונותן אוטונומיה מלאה לעובד! העובד אחראי בתחום הנבחר, כל הסמכות אצלו. אתם מתעדכנים בתכיפות נמוכה יחסית ומתפנים לשאר העיסוקים שלכם!
שילוב בין תיאום ציפיות מהודק הכולל את ארגז הכלים הנחוץ לעובד, הגדרת גבולות סמכות ברורים ומדדים להצלחה לבין תהליך מובנה, איטי וממוקד , יאפשר לכם -המנהלים- להפחית מהלחץ היומיומי, להגביר את שביעות רצון העובד ואף להגדיל את היעילות שלכם. זכרו, עובד שמצליח בתחומו הוא כרטיס ביקור הכי טוב למנהל.
רוצים שנלווה אתכם בהגדרות תפקיד ותהליך האצלת סמכויות? אנחנו כאן לרשותכם.
